MANAJEMEN INFORMASI DAN END USER COMPUTING (EUC)

I. MANAJEMEN INFORMASI

A. Definisi Manajemen Informasi

Manajemen Informasi adalah seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat.Manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam perusahaan menerima informasi dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.

Manajer juga harus mampu membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

B.Faktor-Faktor Penyebab Peningkatan Perhatian Pada Bidang Manajemen Informasi :

1. Kompleksitas kegiatan bisnis

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks daripada waktu-waktu sebelumnya.Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar dunia sehingga batas waktu untuk bertindak semakin singkat, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks dan ada pula kendala-kendala sosial yang harus dihadapi.

a.    Pengaruh ekonomi internasional

 Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, baik langsung maupun tidak langsung, semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari bagian dunia manapun. Hal ini dapat dilihat pada pengaruh nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan ekspor dan impor.

b.    Persaingan dunia

 Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri (nasional) melainkan terjadi persaingan skala dunia (internasional). Kebanyakan penduduk / konsumen dari suatu negara akan lebih menyukai produk dari dari negara-negara lain.Oleh karena itu, untuk memenangi pangsa pasar lokal maka perusahaan lokal harus mampu menciptakan produk yang mampu bersaing dengan produk dari luar negeri.

c.    Meningkatnya kerumitan teknologi

 Banyak teknologi yang semakin berkembang yang dapat dilihat, seperti barcode scanners di pasar swalayan, mesin ATM, sistem pemesanan penerbangan online, robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penangan / penyimpanan produk. Perusahaan-perusahaan melakukan investasi pada teknologi-teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi-operasi yang diperlukan dan pada akhirnya mampu meningkatkan keuntungan.

d.    Batas waktu yang semakin singkat

Saat ini, dengan dukungan teknologi yang ada, semua tahap operasi bisnis mampu dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi para pelanggan dalam hitungan beberapa detik. Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer yang lain.Pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.

e.    Kendala-kendala sosial

 Keputusan-keputusan bisnis tidak hanya didasarkan pada faktor-faktor ekonomis guna mengurangi biaya produksi dan menambah keuntungan yang didapat, tetapi juga harus dipertimbangkan biaya sosial yang terjadi.Adanya ketidaksenangan dari masyarakat / konsumen yang tidak menginginkan adanya produk atau jasa tertentu merupakan kendala sosial yang harus dipertimbangkan oleh manajemen.

2. Kemampuan komputer yang semakin baik

Komputer generasi pertama mempunyai ukuran yang sangat besar dan hanya boleh digunakan oleh para spesialis komputer perusahaan. User lainnya tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar.Tetapi saat ini, ukuran komputer sudah lebih kecil bahkan dapat dibawa kemana-mana dengan mudah. Semua user, bahkan siswa sekolah dasar, sudah diajarkan mengenai pengetahuan komputer.

II. END USER COMPUTING (EUC)

A. Definisi EUC

Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan dengan meningkatnya minat user dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri, yang dikenal dengan End User Computing (EUC).End User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh user.

Kategori EUC dan Karakteristik EUC :

a.  End User Non Pemrogram:

• Mengakses data yang disimpan dalam komputer melalui program yang sudah tersedia.

•  Akses dibatasi atau didasarkan menu.

b.  UserLevel-Perintah :

• Mengakses data berdasarkan kebutuhan.

• Memberikan perintah sederhana SQL.

c.   Programmer :

• Menggunakan bahasapemrograman prosedural & non prosedural.

d.  Personil pendukung fungsional :

• Membuat program berdasarkan kebutuhan end user lain.

e.  Personil pendukung komputasi :

• Menguasai bahasa-bahasa untuk end user & dapat membuat software aplikasi.

f.    Pemrogram pemrosesan data :

• Beradadalam pusat informasi.

• Bekerja atas dasar kontrak.

B. Alasan Berkembangnya EUC

EUC berkembang karena 4 alasan, antara lain :

1.  Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.

Sejak awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat sekolah dan perguruan tinggi sangat terasa. Akibat semakin banyaknya lulusan pendidikan yang memiliki pengetahuan komputer, maka dalam berbagai tingkat manajemen perusahaan-perusahaan, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

2.  Antrian jasa informasi.

Dengan semakin mudahnya informasi didapat, maka semakin banyak pula informasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan, terutama dalam bidang manajemen untuk pengambilan keputusan.Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah oleh komputer.

3.  Adanya perangkat keras yang murah.

Dengan semakin mudahnya informasi didapat, maka semakin banyak pula informasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan, terutama dalam bidang manajemen untuk pengambilan keputusan.Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah oleh komputer.

4.  Adanya perangkat lunak jadi.

Dengan semakin banyaknya orang yang memiliki pengetahuan mengenai komputer, maka tidak menutup kemungkinan semakin banyak perangkat lunak yang dapat mereka hasilkan.Terlebih lagi dengan era OPEN SOURCE sekarang ini, dimana semua orang bebas mengembangkan sendiri perangkat lunak tanpa harus dikenai biaya sedikit-pun alias gratis.

C. Pengelompokkan Pengguna Akhir

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki pengetahuan komputer yang sama.Berdasarkan kemampuan komputer yang dimiliki, pengguna akhir (end user) dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu :

1. Pengguna akhir tingkat menu yaitu Sebagian besar pengguna akhir (end user) tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi mereka dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi melalui penggunaan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh C++. DotNet, PHP, Java, Android, dll

2. Pengguna akhir tingkat perintah yaitu Sebagian besar pengguna akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pengguna akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

3. Pengguna akhir tingkat programmer yaitu Sebagian besar pengguna akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, seperti Oracle, Visual Studio, SQL Serveryang dapat digunakan untuk pengolahan database.Selain itu, melalui bahasa pemrograman yang tersedia, sebagian pengguna akhir mampu membuat dan mengembangakan program-program lain yang sesuai kebutuhan mereka sendiri.

4. Personil pendukung fungsional yaitu Personil pendukung fungsional merupakan para anggota dari unit-unit fungsional di luar jasa informasi, seperti bagian perawatan gedung, operator mesin, dsb.Personil pendukung fungsional berdedikasi pada area tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

D. Manfaat EUC

EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam 2 cara utama, yaitu :

1.  Pemindahan beban kerja.

Pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area user, membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik pada area-area tersebut.Para spesialis juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada.

2.  Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasi.

User memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer, sedangkan spesialis merupakan pakar dalam teknologi tetapi tidak mengerti area permasalahan.Dengan membiarkan user mengembangkan aplikasi mereka sendiri (dibantu spesialis informasi), maka kesenjangan komunikasi antara user dan spesiali dapat berkurang.

E. Spesialis Informasi

Spesialis Informasi (Information Specialist) merupakan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.Spesialis informasi dibangi menjadi 5 golongan utama, yaitu :

1.  Analis Sistem

Analis sistem merupakan orang yang ahli (pakar) dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.Analis sistem bekerja sama dengan user untuk mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada.

2.  Pengelola Database

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.Pengelola databse bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk menciptakan dan mengelola database yang berisi data-data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi user.

3.  Spesialis Jaringan

Spesialis jaringan merupakan orang-orang yang memiliki kemampuan dalam mengintegrasikan semua komputer yang ada dalam perusahaan menjadi satu jaringan komputer perusahaan.Spesialis jaringan bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk membentuk suatu jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

4.  Programmer

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode-kode instruksi sehingga komputer mampu mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh user.

5.  Operator

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, seperti mainframe dan minicomputer.Operator memantau layar monitor, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tapedan disk storage, dsb.

F. Peran Spesialis Informasi dalam EUC

1. Spesialis informasi dan user bersama-sama mengembangkan sistem.

2. Spesialis informasi akan melaksanakan peran konsultasi.

G. Resiko dalam EUC

1. Sistem yang buruk sasarannya.

Pengguna akhir (end user) mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual.Dengan kata lain, penerapan komputerisasi tidak pada tempatnya, dimana seharusnya memang pekerjaan tersebut harus dilakukan secara manual tetapi pihak manajemen memaksa untuk menggunakan komputer.

2.  Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.

Rancangan dan dokumentasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.Walaupun pengguna akhir dapat membuat suatu sistem berbasis komputer, sebagian besar dari mereka cenderung melewatkan kebutuhan untuk membuat dokumentasi dari sistem yang mereka buat, sehingga akan sulit menangani permasalahan-permasalahan yang muncul kemudian.

3.  Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.

Dikarenakan semakin mudah dan murahnya hardware dan software didapat, maka muncul kecenderungan muncul teknologi mubazir.Misalnya pengadaan printer. Jika suatu perusahaan sudah benar-benar membuat sistem jaringan komputer, maka inventaris printer cukup satu atau dua untuk setiap lantai atau untuk setiap dua atau tiga divisi, bukannya setiap printer untuk setiap ruangan.

4.  Hilangnya integritas data.

Pengguna akhir (end user) mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan sehingga integritas data mengalami sedikit masalah.Misalnya pemasukkan data identitas yang berbeda untuk konsumen yang sama sehingga nantinya 1 nama konsumen mempunyai 2 data identitas yang berbeda.

5.  Hilangnya keamanan.

Dengan semakin cepatnya waktu pekerjaan karena semakin cepatnya proses pengerjaan sesuatu, maka bisa jadi pengguna akhir tidak melindungi data dan program yang ada.Disket, CD, dan flashdisk tempat menyimpan data, dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang ke keranjang sampah begitu saja, pintu ruang komputer dibiarkan tidak terkunci.

6.  Hilangnya pengendalian.

Saat tidak adanya pengendalian terpusat terhadap pengembangan suatu sistem dalam perusahaan, maka pembengkakan biaya pengeluaran dan kemubaziran teknologi menjadi masalah yang perlu diperhatikan.Walaupun pengembangan sistem oleh pengguna akhir memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan, namun alangkah bainya tetap diperlukan pengendalian terpusat yang ketat.

Sumber :

Slide Power Point Sistem Informasi Manajemen Pertemuan 2