ORGANISASI FILE DAN AKSES FILE

1. DEFINISI FILE

Secara umum dikatakan bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar. Misalnya dalam harddisk tersimpan nama-nama file seperti file dokumen (*.doc), file spreadsheet (*.xls), file image (*.jpg), file musik (*.mp3), file film (*.avi). Dapat juga dikatakan bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kimpulan dari field.

1.1      Tipe dari File

File yang kita kenal mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :

1.     File Master

a.     File Referensi

Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang akan diperbaiki (di-edit) untuk jangka waktu yang lama.Misalnya jika terjadi perbaikan pada pengisian data untuk alamat (jika mahasiswa tersebut pindah alamat rumah) maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus diperbaiki.

b.    File Dinamik

Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi. Misalkan saja file Mata Kuliah yang didalamnya terdapat informasi tentang seluruh matakuliah yang terdapat disuatu Lembaga pendidikan. Isi dari file Matakuliah dapat diperbaiki (di-edit) jika kondisi yang ada dimasa depan mengharuskan adanya pergantian matakuliah dengan nama matakuliah yang baru dan sks yang juga baru, maka perbaikan data untuk isi file matakuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut dengan penyetaraan matakuliah.

2.     File Input atau File Transaksi

Berisi data masukan berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer. Macam file transaksi yang ada pada Lembaga Pendidikan adalah file Ujian, file Nilai dan file Pembayaran. File transaksi akan senatiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu.

3.     File Laporan

Berisi informasi yang akan ditampilkan. Biasanya, file ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan. Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan, melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.

4.     File Backup atau File Pelindung

Berisi Salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. File ini berisikan salinan (copy) dari suatu file, entahf ile master maupun file transaksi. Adapun isi (informasi) dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari file yang diperbaiki.

2.     File Kerja atau Temporary File

Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara (temporary). File ini berisi data yang sifatnya sementara (tidak permanen) dalam arti hanya numpang lewat saja, tetapi file ini dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.

3.     File Libraryatau File Pustaka

Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data. Misalkan dalam file Gaji yang mana mempunyai keterhubungan dengan file Pendidikan (untuk mencari jenjang Pendidikan dari seorang karyawan), file Absensi (untuk mengetahui data kehadiran pegawai) dan file Lembur (untuk mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).

1.2 ORGANISASI DAN AKSES FILE

Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan (sequential),berurutan diindeks (indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks (indexed random). Tujuan organisasi data didalam pemrograman terstruktur adalah:

1. Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.

2. Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file.

Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data.

2. Kecepatan akses data/efisiensi akses.

3. Efisiensi penggunaan media penyimpanan (storage device).

1.3 ALAT PENYIMPANAN

Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu :

1.     Piranti Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau SASD).

Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik.

Pita magnetic terbuat dari bahan magnetic yang dilapiskan pada plastic tipis, seperti pita pada pitak aset. Pada proses penyimpanan atau pembacaan data, tape head atau kepala pita harus menyentuh media sehingga dapat mempercepat pita menjadi aus.

Data pada pita magnetik direkam/diakses secara berurutan (sequential) dgn menggunakan drive khusus.Karena perekaman/peng-akses-an dilakukan secara berurutan, maka untuk mengakses data yang kebetulan berada di tengah, drive terpaksa harus memutar gulungan pita hingga head mencapai tempat data tersebut berada.Hal ini membutuhkan waktu yg relatif lebih lama.Ciri-ciri dari piranti SASD adalah :

a. Proses pembacaan rekaman harus berurutan.

b. Tidak ada pengamatan.

c. Data disimpan dalam blok-blok.

d. Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.

e. Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :

• Kerapatan pita ( char/inci ).

• Kecepatan pita ( inci/detik ).

• Lebar celah / gap antar blok.

2. Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD).

Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. Harddisk memiliki piringan metal yang dilapisi dgn bahan yg memungkinkan data dapat disimpan dalam bentuk titik-titik bermagnet. Data disimpan dalam kedua permukaan piringan.

Piringan-piringan yang menyusun harddsik tersimpan rapat dalam hard drive, dengan tujuan untuk melindungi dari partikel debu atau benda kecil lainnya yang dapat mengotori piringan sehingga tidak terjadi tabrakan antara head dan piringan (yang dapat menimbulkan kerusakan). Piranti DASD mempunyai ciri sebagai berikut :

a. Pembacaan rekaman tidak harus urut.

b. Mempunyai alamat.

c. Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.

d. Proses write dapat dilakukan beberapa kali

Tiga metode susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim untuk digunakan, yaitu :
1.       Sequential

Metode ini mempunyai ciri -ciri antara lain :

a. Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci.

b.Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya.

Metode ini baik untuk digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan menyeluruh.

        2.       Random

Dalam metode ini kunci rekaman ditransformasikan kealamat penyimpanan dalam media fisik secara acak(random).Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.

       3.      Indexed Sequential

Metode ini mempunyai ciri -ciri sebagai berikut :

a. Merupakan gabungan antara metode sequential dan random.

b. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.

c. Masing-masing record diberi indeks.

d. Pengalamatan dilakukan secara acak.

e. Perlu penyimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.

1.4 SUMBER REFERENSI
1.     Slide Power Point Pertemuan 6 Sistem Informasi Manajemen

2.     https://fitriernitas.blogspot.com/2018/10/organisasi-file-dan-akses-file.html